Objectif : Garantir que toutes les décisions et opérations financières soient effectuées de manière transparente et éthique à tous les niveaux de l'organisation.
Problématiques Actuels :
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Manque de transparence dans les processus décisionnels et dans la gestion financière. Trop de décisions sont prises en huis clos.
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Manque de confiance des membres suite à de multiples incidents, mauvais exemples et ragots.
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Absence de mécanismes clairs pour la reddition de comptes.
Solutions Proposées :
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Révision des statuts et politiques touchants les membres :
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Révision des statuts et politiques pour clarifier les responsabilités et les champs d'action de chaque membre du Conseil. Définir clairement les intrants et les entrants des corps constituants. Cette révision devrait aussi être étendue à l’ensemble des présidents de groupes et d’équipe de consultation.
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Introduire des mécanismes de reddition de comptes obligatoires à tous les niveaux de l'organisation.
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Réviser le code d'éthique et de conduite des membres du CA. Déterminer les sanctions pour les violations.
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Exemples concrets :
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Publier un rapport annuel ou trimestriel détaillé des activités du syndicat et des décisions prises par le Conseil d'Administration.
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Créer un portail en ligne où les membres peuvent accéder aux informations sur les décisions du CA, les budgets, les dépenses, et les politiques financières.
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Transparence financière :
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Publier des rapports financiers détaillés et accessibles à tous les membres, incluant des explications claires des dépenses et des budgets.
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S’assurer de l’indépendance du comité des finances dans son exercice de surveillance et d’évaluation des pratiques financières.
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Exemples concrets :
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Organiser des réunions trimestrielles ouvertes aux membres pour discuter des finances du syndicat et répondre aux questions.
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Publier des rapports financiers détaillés et accessibles aux membres pour montrer comment les fonds sont utilisés.
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Communication ouverte et continue :
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Mettre en place des canaux de communication réguliers entre le Conseil et les membres, incluant des newsletters, des mises à jour en ligne, et des réunions ouvertes.
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Organiser des assemblées publiques régulières où les membres peuvent poser des questions directement aux dirigeants syndicaux. Ces assemblées pourraient être tenues en personne et en ligne pour permettre une participation maximale.
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Utiliser des plateformes numériques pour faciliter l'accès à l'information et aux documents de gouvernance.
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Publier des tableaux de bord financiers et administratifs mis à jour régulièrement pour suivre les progrès. Ces tableaux de bord devraient inclure des informations sur les dépenses, les revenus, et l'état des projets en cours.
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Impliquer les membres dans le processus décisionnel en menant des consultations et des sondages réguliers sur les questions importantes.
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Régler une fois pour toutes les questions de la qualité des publications, dans les 2 langues officielles de l’Institut.
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Exemple concret :
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S’assurer que le portail en ligne sécurisé où les membres peuvent consulter les minutes des réunions du Conseil d'Administration et d'autres documents pertinents sont accessibles et à jour.
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Établir et publier un horaire des communications vers les membres. Définir la fréquence des Town hall.
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Révision des règlements et des politiques internes côté employés.
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Réévaluer les besoins de l’organisation en personnel. Déterminer quelles tâches devraient être effectuées par du personnel, lesquelles par des membres, lesquelles peuvent être effectuées de façon conjointe.
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Révision du mandat donné au personnel, des règlements employés pour clarifier les responsabilités et les champs d'action du personnel. Cette révision devrait être limitée à la couche supérieure de l’organisation, et laisser l’équipe de gestion du personnel déterminer comment ils rendent les services mandatés.
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Introduire des mécanismes de reddition de comptes obligatoires à tous les niveaux de l'organisation.
